長沙標書制作經驗

小編根據標書制作中表露出來的問題，所犯的錯誤細節所在之處，大致總結如下：

1、在做投標文件時一定要仔細閱讀招標文件中的每一個條款，找出其中幾個關鍵點信息，最好把這幾個點單獨摘出來放在一個文本里面，在做投標文件時肯定會用到，大致如下；

(1) 項目名稱：一定要看清楚項目名稱，即便有錯別字也要跟招標的一致

(2) 招標編號：一定要看清楚招標編號，不能錯一個字母

(3) 招標機構：看清楚是招標單位還是用戶自己招標、或者是代理機構

（4）投標截止日期：找到投標截止日期信息

（5）有效期：有效期一般都是90天，但也有個別不同

（6）份數：正本、副本份數，以及是否需要電子文件

（7）字體：字體、字號是否有要求

（8）交貨地點：交貨地點是否已制定或寫著用戶指定

（9）服務期限：客戶要求的售后服務期限

（10）資質信息：把每一個資質都列出來制成清單

（11）其他認為有必要的信息

2、閱讀完招標文件后就要開始做投標文件了，首先了解一下投標書的基本組成，不同公司要求可能不一樣，名字也會有不同，一般的投標文件基本都包含以下內容；

（1）投標書（格式基本都是一樣的）

（2）投標一覽表（不同公司要求格式不同）

（3）投標分項報價表/分項報價表（格式基本一致）

（4）貨物說明一覽表（有的可能沒有）

（5）技術規格偏離表（必須有，格式基本一致）

（6）商務條款偏離表（必須有，格式基本一致）

（7）資質證明文件（有的需要單獨裝訂，不在這里體現）

（8）技術方案（技術方案內容自定，一般要求與技術響應參數一致）

（9）項目實施方案（一般都有，格式自定）

（10）項目培訓方案（一般都有，格式自定）

（11）售后服務方案（有的與培訓合在一起寫）

（12）公司介紹（非必須）

3、在編制標書中每一個環節都有很多需要注意的地方，在標書的編制過程中，大致可以分為以下幾個步驟；

（1）搭建框架：根據招標文件中的投標標書要求，先搭建一個整體的框架，說白一點就是先把一級標題搭建起來；

（2）逐一填充內容：按照招標要求一步一步的去填充內容，完善各個模塊；

（3）標書合稿：因為標書一般都不會是一個人來完成，會涉及到商務、技術、測試、培訓等各部分內容，需要各個崗位的人員都參與進來共同完成，這個過程可以采取傳遞式方式完成，可以避免重復工作；如果標書是一個人完成的先將各部分內容分別制作，或直接優先制作對應模版，進行最后填充。

（3）檢查核對：這個過程是最重要的過程，檢查核對一定不能只靠自己來核查，最好是找一個專門的人員來輔助完成這個工作。這個過程需要反復的進行，自己的檢查是第一步，團隊之間的檢查是第二步，相關責任領導最后的復查時第三步，按照步驟逐一完成。因為很多標書都是根據其他同類標書修改的，所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。

（4）糾錯完善：核對的同時最主要的工作就是糾正錯誤，及時改正，這里的糾錯不僅僅是內容，還有格式上的糾正。如果多人參與的話，某一個人修改了某部分內容一定要告知其他人，這樣不僅是為了避免倆人同時改了同一個地方造成工作沖突，也是為了提高工作的效率；所有的對應改動需進行批注最后匯總。

（5）核實定稿：此時到了電子文件制作的最后一個環節了，責任領導核實確認無誤后就可以定稿了，定稿之后就不要在動了，可以由相關人員進行打印了；

（6）打印核查：打印的時候切記不要一次性全部打印出來，先打印一份出來，打印完成后再對打印出來的紙質文件進行排查錯誤，主要是頁碼、目錄、有沒有錯位等格式上的錯誤，以及比較明顯的錯誤，在返回去對照電子文本糾正，如果一次打了很多份萬一出現問題就會造成浪費；

（7）裝訂標書：核查無誤，打印完成后，按照招標要求進行裝訂封存就可以了，致此標書制作完成。

4、相關經驗說明

（一）總體細節

在總體上要注意以下幾個方面：

（1）風格：整體風格是否一致，字體、字號要求是否跟招標文件要求一致；

（2）框架：整體框架組成是否跟招標文件中要求一致，原則上只能多不能少

（3）頁眉：一定要看清楚頁眉是否全文都是一致的，是否正確

（4）頁腳：看清楚頁腳的頁碼是否正確，頁腳頁碼位置是否合適

（5）替換：因為大部分標書都是用以前類似的標書為模板修改的，此時一定要排查清除舊標書中的相關內容，特別是前面提到的幾個關鍵點一定要看清楚是否全部修改

（6）打印：需要注意在招標文件中是否有要求要將投標一覽表、分項報價表、貨物說明一覽表、技術規格偏離表、資質證明文件等信息單獨打印，如果有當做好對應章節時，即刻將該章節另存一份，以免忘記。

（二）投標書

“投標書”一般作為一個投標文件的第一章，是對招標的一個響應，一般在招標文件中會給出格式，此時必須按照招標文件中的格式來做（一般來說基本都是一樣的，也有個別的會稍有差異），在投標書部分要注意以下幾部分內容：

（1）招標機構：要在招標文件中核對招標機構是客戶、還是招標公司、還是代理機構，要確認不能弄錯；

（2）項目名稱：最好從招標中復制粘貼，以免寫錯字或掉字，特別是當招標文件中出現錯誤時，最好按照招標一致，不要擅自修改；

（3）項目編號：有的需要填項目編號，此時最好從招標中復制粘貼，但需要注意字體，因為在文檔中字母一般默認的式time new roma字體，如果招標中有要求，則最好改成對應的字體；

（4）項目包號：很多項目在招標時并不是全部的內容，而是只選擇其中一包或幾包，在這里會要求寫上包號，如果包號有具體的名字，最好寫全，如果沒有則寫清楚第幾包即可；

（5）銷售和地址：填寫本次負責的銷售及其職位，還有公司的地址，這個一般不會錯，沒什么好說的；

（6）份數要求：一般來說都是正本1份，副本4份，但并不全是這樣，不同的招標機構會要求不一樣，份數也不盡相同，有的還需要電子文件，這個一定要在招標中核對清楚；

（7）投標價格：這里一般是小寫的，但有的也會要求大寫、小寫并存，要注意看清楚，如果可以最好都寫上；

（8）投標人參數：不要大意把自己公司的信息都寫錯，特別是銀行賬號要看清楚。

（三）投標一覽表

“投標一覽表”（也有的叫‘開標一覽表’）作為投標書的第二章，是用來表明投標內容信息的一個概括，格式各個公司都不盡相同，在編寫時注意按照招標要求去做就可以了，在這里需要注意下面幾個方面：

（1）表頭前的信息：這個地方一般來說是項目名稱、項目編號、分包名稱三項，但有的公司是投標人名稱、項目名稱、分包名稱三項，所以在這里要看清楚，不要弄錯了（后面的分項報價表、貨物一覽表、技術偏離表和商務偏離表也是一樣）。項目名稱（或投標人名稱）、項目編號就不說了了，分包名稱有的話就填，沒有的時候千萬不要空著，要填上“/”；

（2）表后面的信息：表后面都是投標人簽字蓋章的地方，這個地方基本都是一致的，可能的區別就是叫法不一樣，比如：有的叫投標人，而有的叫投標人名稱，性質是一樣的，錯了雖然沒啥影響，但為保險起見，最好還是核對清楚；

（3）表里面的內容：根據招標文件中的信息去完善就可以了，區別就在于有的只需要填一個錢數就行，而有的需要把投標參數逐一填上。

（四）分項報價表

“分項報價表”（有的叫‘投標分項報價表’）是用來說明投標貨物分項報價明細信息的，表格信息與招標參數一一對應就好，需要注意下面幾個方面：

（1）表頭前信息：與“投標一覽表”第（1）條一致；

（2）表后面的信息：與“投標一覽表”第（3）條一致；

（3）表格的數量：有的在招標參數中分成了多個表格，比如：軟件參數、硬件參數等，此時也需要與招標一致，分成對應的多個表格去響應；

（4）表里面的內容：在這一部分是需要特別注意的，一般包括序號、名稱、規格型號、數量、原產地和制造商名稱、單價、總價、備注幾個部分，對于這里面的每一個部分都需要注意，具體入下：

1）序號：序號可以是手寫，可以是自動生成，但無論是哪種，一定要與第二項“名稱”一致，受其控制，隨著名稱項多少的變化而變化；

2）名稱：名稱是必須要和招標文件中技術參數中的名稱一致的，如果是一個項中又包含了幾個小項，此時一定不能只寫大項或只寫小項，正確的做法是將這一列進行拆分為2列，把大項和小項都寫進去，而對應的第一列的編號則要以大項為主；而后面的幾列參數則以小項為基準；

3）規格型號：按照第二列小項的參數逐一填寫對應的規格型號信息，如果有型號的話一定要寫上，如果沒有可以不寫，原則上這里的參數信息應當與后面的貨物說明一覽表參數、技術規格偏離表中的投標響應參數一致；

4）數量：跟招標參數中的數量一致，注意是單位不能落下，也要一致；

5）原產地和制造商名稱：一般來說就是投標公司注冊地址和名稱，結構一般都是“中國+投標人名稱”；

6）單價：該小項系統單價信息，這里需要注意的是貨幣單位是否已經給出，如果沒有一般為人民幣/元，也可以自行注明；

7）總價：與單價一致；

8）備注：說明性文字，一般是不會填寫的，但不要空著，一般都是寫一個“無”字。

（五）貨物說明一覽表

“貨物說明一覽表”是用來列舉出投標貨物說明信息，表格參數與招標參數一一對應就好（有的沒有這一章節），需要注意下面幾個方面：

（1）表頭前信息：與“投標一覽表”第（1）條一致；

（2）表后面的信息：與“投標一覽表”第（3）條一致；

（3）表格的數量：有的在招標參數中分成了多個表格，比如：軟件參數、硬件參數等，此時也需要與招標一致，分成對應的多個表格去響應；

（4）表里面的內容：這一部分是需要特別注意的地方，一般包括序號、貨物名稱、主要規格、數量、交貨期、交貨地點、其他幾項內容，對于這里每一個部分都需要注意，具體如下：

1）序號：序號可以是手寫，可以是自動生成，但無論是哪種，一定要與第二項“名稱”一致，受其控制，隨著名稱項多少的變化而變化；

2）貨物名稱：名稱是必須要和招標文件中技術參數中的名稱一致的，如果是一個項中又包含了幾個小項，此時一定不能只寫大項或只寫小項，正確的做法是將這一列進行拆分為2列，把大項和小項都寫進去，而對應的第一列的編號則要以大項為主；而后面的幾列參數則以小項為基準；

3）主要規格：按照第二列小項的參數逐一填寫對應的規格型號信息，原則上這里的參數信息應當與后面的分項報價表參數、技術規格偏離表中的投標響應參數一致；

4）數量：跟招標參數中的數量一致，注意是單位不能落下，也要一致；

5）交貨期：這是一個需要注意的地方，一定要與招標中參數一致，如果招標文件中沒有說明，最好寫上“xxx指定地點”（xxx代表客戶）；

6）交貨時間：這是一個需要注意的地方，一定要與招標中參數一致，如果招標文件中沒有說明，最好寫上“xxx指定時間”（xxx代表客戶）；

7）其他：說明性文字，一般是不會填寫的，但不要空著，一般都是寫一個“無”字。

（六）技術規格偏離表

“技術規格偏離表”應該算是投標文件中商務響應部分最重要的一個章節了，很多信息都是以這里的參數為基準的，在技術規格偏離表中需要注意以下幾個方面：

（1）表頭前信息：與“投標一覽表”第（1）條一致；

（2）表后面的信息：與“投標一覽表”第（3）條一致；

（3）表格的數量：有的在招標參數中分成了多個表格，比如：軟件參數、硬件參數等，此時也需要與招標一致，分成對應的多個表格去響應；

（4）表里面的內容：這一部分是需要特別注意的地方，一般包括序號、服務內容、招標文件條款號、招標需求、投標響應、偏離、說明幾項內容，對于這里每一個部分都需要注意，具體如下：

1）序號：序號可以是手寫，可以是自動生成，但無論是哪種，一定要與第二項“名稱”一致，受其控制，隨著名稱項多少的變化而變化；

2）服務內容：名稱是必須要和招標文件中技術參數中的名稱一致的，如果是一個項中又包含了幾個小項，此時一定不能只寫大項或只寫小項，正確的做法是將這一列進行拆分為2列，把大項和小項都寫進去，而對應的第一列的編號則要以大項為主；而后面的幾列參數則以小項為基準；

3）招標文件條款號：這里是一個比較重要的地方，因為很多招標文件都比較混亂，所以在這個地方盡量把條款號找到最小的項，對應到最最準確的位置，如果在招標文件中實在找不到非常準確的信息，那么就對應到一個相對準確的位置，終究一句話要與招標對應；

4）招標需求：也就是所謂的招標參數，一般都是在招標文件的技術規格參數章節（也有的不是），按照對應內容復制粘貼即可；

5）投標響應：這個應該算是這一章節最重要的地方了，在這里需要著重去編寫，對應招標參數撰寫自己的投標參數，需要需要特別注意的就是不能夠為了省事直接粘貼過來，那樣是會被廢標的，在這里有幾個小的竅門，可以讓你寫的比較快，如下：?如果這一份標書是確定要中標的標書，那么這一塊需要非常認真的去寫，必須保證的一點是對招標參數響應不能有一條的遺漏，可以多但絕對不能少，如果在響應時沒有這一項可以把招標的復制過來，稍微改一下表達的方式；?如果這一份標書是用來圍標的，那么響應內容就比較簡單了，一般都是把招標參數直接復制過來，但為了避免被廢標，最好對粘貼過來的參數進行修改，比如修改一下表達的方式、換一下位置等都是可行的；?如果這一份標書室用來中標的，但確實沒有很好的自己的參數去響應，那么可以先把招標參數復制過來，然后對其進行改頭換面，比較長的可以拆分為多項的就拆分在詳細說明，對于招標中沒有排序的盡量排序，使其顯得看起來不一樣，但讀起來內容一致就可以了。

6）偏離：一般都是“無偏離”；

7）說明：一般都是“無”。

（七）商務條款偏離表

“商務條款偏離表”是對招標文件中純商務要求的一個響應，也是為了說明投標人有資格參與此次招標的一個響應，最好能夠與招標中一一對應，需要注意一下幾個方面：

（1）表頭前信息：與“投標一覽表”第（1）條一致；

（2）表后面的信息：與“投標一覽表”第（3）條一致；

（3）表里面的內容：商務條款偏離表內容一般都不會太多，因此大多也不會出什么問題，但也需要注意，一般包括序號、招標文件條款號、招標文件的商務條款、投標文件的商務條款、說明幾項內容，按照要求逐一響應即可（如果實在找不到對應的，也可以直接響應全部），具體如下：

1）序號：序號可以是手寫，可以是自動生成；

2）招標文件條款號：對應招標文件的資格要求條款部分，一般在投標人須知章節，找到對應條款號即可；

3）招標文件的商務條款：對應招標文件的資格要求條款部分，一般在投標人須知章節，對應內容逐條復制即可；

4）投標文件的商務條款：對應招標條款逐一響應即可；

5）說明：一般都是“無”。

（八）資格證明文件

“資格證明文件”是用來展示投標人資格信息的章節，是很重要的一個章節，此時在第一部分中所需要列出的清單就是用于此，按照找出來的資格列表，逐一去排列響應，盡可能的全部響應，除此之外也可放上一些沒有要求，但覺得很有必要的資質。

在這里還需要注意的是，是否要求單獨打印，如果有則完成該章節后即刻另存一份。

一般來說，以下資質都是必不可少的：

1）營業執照副本

2）稅務登記證書

3）法定代表人授權書（附帶法人和授權人身份證復印件正反面）

4）社保登記證及社會保障金繳納記錄

5）質量管理系統認證證書

6）雙軟認證（針對軟件的）

7）組織機構代碼證

以下資質一般為必要的，根據要求添加：

1）投標人基本情況

2）服務人員基本情況

3）投標人資信證明

4）投標人無違法犯罪記錄證明

5）投標人相關案例和業績

6）投標人承諾書

7）其他相關文件......

（九）技術方案

“技術方案”是針對招標技術規格參數的具體響應內容，要與技術規格偏離表響應信息保持一致，是對響應參數的一個更加具體的說明信息。一般來說可以從技術方案中找到相關內容，粘貼進來即可。

（十）項目實施方案

“項目實施方案”是針對本項目實施的一個具體響應信息，一般招標文件中都會有要求，這一部分會作為評標的一個得分點，因此該部分內容需要認真去寫，各公司內容不盡相同，但一般來說都包含了以下幾部分內容：項目管理組織機構的描述、項目組織機構組成和成員信息、具體實施方案信息三大部分內容。

在這里為了以后簡便，可以將其做成一個通用的內容，組織好語言做成所有的項目都能夠使用的，那么在以后的項目中該章節直接復制即可，會省去很多時間。

（十二）項目培訓方案

“項目培訓方案”是用來說明針對本項目后期培訓的一個方案，也是很重要的一個章節，需要認真去寫，內容基本都是一致的，根據各公司實際培訓制度的不同而不同，但一般都包含以下幾方面內容：培訓計劃（目標）、培訓內容、培訓人員等內容。

也可以做成一個通用的培訓方案，后期可直接使用。

（十三）售后服務方案

“售后服務方案”是用來說明項目后期服務支持的方案，是很重要的，一般客戶會很看重售后服務信息，所以這一章節一定要認真寫，在招標參數中會有關于售后服務期限的信息，在這里需要注意的是要根據招標參數的要求去響應，一般都包含以下內容：服務承諾、服務期限內容、服務具體措施等信息。

也可以做曾通用的，后期直接使用。注意，由于陪標情況的存在，需要多備幾份通用模版

（十四）公司介紹

“公司介紹”不是必須的內容，可以有可以沒有，不會影響投標的結果，一般建議盡可能放上，內容包括公司的簡介和客戶案例的羅列說明，也可單獨打印。

重點內容：

1、 產品清單需優先確認。

2、 商務、技術偏離響應表，利用引用功能添加，標題設置時注意對應是否在標題引用欄內

3、 標書制作前先列好大綱，特別是技術部分的大綱目錄。

4、 對一二三四級標題與正文格式根據標書要求進行設置，如無要求可選擇仿宋或宋體

5、 對照各所需的資質文件確認是否過期。

6、 各企業相關資質文件進行重命名，并進行分文件夾、分內容、分企業分類。

7、 貨物一覽表、分項價格表、開標一覽表、技術、商務偏離響應表在excel上根據格式重新制表。

8、 一份以上標書確定是否有共同內容，防止串標。

9、 相關重點內容進行批注插入，方便再次尋找。

10、 索引表的建立

標書制作管理流程：

1、招標文件內容確認，相關信息勾勒制成表格，帶星加粗內容重點突出。廢標項、加分項、資質原件項重點突出。

2、商務部分資質清單。根據商務部分資質清單一項項對應滿足，同時檢查有效期。未滿足的進行標注。

3、技術部分資質清單。根據技術部分相關產品清單、所需對應的產品資質清單、售后服務、授權資料、技術部分評標所需內容清單進行制作、制作完成后，根據清單完成對應的資質收集、檢查有效期、檢查是否符號要求：如對應廠家蓋章、是否需要原件。不滿足的進行標注。

4、技術部分內容：技術部分內容根據標書需求建立大綱，進行分解制作目錄。根據目錄內容進行填充。

5、項目實施、培訓與售后服務內容模塊：建立統一的基礎項目實施與售后服務內容板塊，一共三套，以用于圍標，陪標所需，三套模版需有區分。同時根據標書的需求進行對應的修改。

6、確認產品清單、根據產品清單制作、分項價格表、貨物說明一覽表。

7、根據貨物說明一覽表以及技術評分內容制作技術偏離響應表。

8、根據標書必須項與商務平方項制作商務偏離響應表。

9、合并，建立具體的格式與對應的項目目錄標號。所有拆分內容根據目錄進行插入。

10、各級標題格式設計時加入序號，方便后期的內容插入或者刪除。

11、所有圖片插入內容時進行格式確認，進行分頁，防止內容修改時出現空白頁。

12、合并完成后，制作完成后自己進行初審，然后交叉互審，最后領導審查。

13、定稿，需提前至少一天定稿，打印一份原件最后審核排版，確認后最后打印封標。

14、封標根據標書規定內容進行封標，注意標封。

朂后，大家應該對長沙標書的制作有了解了。